Data Flow Diagram (DFD)

Sistem Informasi Akuntansi

Disusun Oleh :     Getri Novella

                              3DB12

                              33111041

UNIVERSITAS GUNADARMA

DATA FLOW DIAGRAM

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan proses kerja suatu sistem.

DFD merupakan gambaran suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. Dengan adanya Data Flow Diagram maka pemakai sistem yang kurang memahami dibidang komputer dapat mengerti sistem yang sedang berjalan.

Diagram alur data atau DFD (Data Flow Diagram) adalah teknik grafik yang digunakan untuk menjelaskan aliran informasi dan trasformasi data yang bergerak dari pemasukan data hingga ke keluaran (Mahyuzir, 1991). DFD menggambarkan penyimpanan data dan proses mentranformasikan data.

DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluaran dari sistem, dimana data di simpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut, dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut (Kristanto, 2003).

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

Pengertian Data Flow Diagram Menurut Para Ahli

·         Pengertian Data Flow Diagram (DFD) Menurut Wikipedia adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang berjalan logis.

·         Pengertian Data Flow Diagram (DFD) Menurut Wijaya (2007) adalah gambaran grafis yang memperlihatkan aliran data dari sumbernya dalam obyek kemudian melewati suatu proses yang mentransformasikan ke tujuan yang lain, yang ada pada objek lain.

·         Pengertian Data Flow Diagram (DFD) Menurut Kristanto, 2003 adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluaran dari sistem, dimana data di simpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut, dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.

·         Pengertian Data Flow Diagram (DFD) Menurut Jogiyanto Hartono, 2005 – 701 adalah Diagram yang menggunakan notasi simbol untuk menggambarkan arus data system.

Simbol-Simbol Data Flow Diagram (DFD)

Simbol DFD

Simbol DFD model Yourdon

·         Data Flow (Arus Data) : Panah merepresentasikan satu atau lebih obyek data (arus data).

·         External entity (Kesatuan luar) atau boundary (batas sistem) : Untuk merepresentasikan sebuah external entity sebagai sebuah elemen sistem, misalnya hardware, orang (user) atau program lain.

·         Proccess (proses) : Proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu data yang masuk kedalam proses untuk menghasilkan data yang keluar dari proses.

·         Data Store (Simpanan data) : Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa :

·         Suatu file atau database dalam komputer 

·         Suatu arsip atau catatan manual

·         Suatu kontak tempat data dimeja seseorang 

·         Suatu label acuan seseorang 

·         Suatu agenda atau buku

Tujuan DFD

Tujuan DFD adalah :

1. Memberikan indikasi mengenai bagaimana data ditransformasi pada saat data bergerak melalui sistem.

2.  Menggambarkan fungsi-fungsi (dan sub fungsi) yang mentransformasi aliran data.

Manfaat DFD

 

Manfaat DFD adalah :

·         Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.

·         DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.

·         DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

Simbol DFD

TERMINATOR / KESATUAN LUAR (EXTERNAL ENTITY)

Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem (Jogiyanto, 1989). Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak.

Notasi terminator/Kesatuan Luar di DFD

Terminator dapat berupa orang, sekelompok orang, organisasi, departemen di dalam organisasi, atau perusahaan yang sama tetapi di luar kendali sistem yang sedang dibuat modelnya. Terminator dapat juga berupa departemen, divisi atau sistem di luar sistem yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan.

ARUS DATA (DATA FLOW)

Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (Process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukkan arus data yang dapat berupa masukkan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

Notasi Arus Data di DFD

Arus data dapat berbentuk sebagai berikut :

·         Formulir atau dokumen yang digunakan perusahaan

·         Laporan tercetak yang dihasilkan sistem

·         Output dilayar komputer

·         Masukan untuk komputer

·         Komunikasi ucapan

·         Surat atau memo

·         Data yang dibaca atau direkam difile

·         Suatu isian yang dicatat pada buku agenda

·         Transmisi data dari suatu komputer ke komputer lain

PROSES (PROCESS)

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dan hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dilakukan arus data yang akan keluar dari prises. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul.

Notasi Proses di DFD

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan tentang proses :

·         Proses harus memiliki input dan output.

·         Proses dapat dihubungkan dengan komponen terminator, data store atau proses melalui alur data.

·         Sistem/bagian/divisi/departemen yang sedang dianalisis oleh profesional sistem digambarkan dengan komponen proses.

SIMPANAN DATA (DATA STORE)

Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa file atau database di sistem komputer, arsip atau catatan manual, kotak tempat data di meja seseorang, tabel acuan manual, agenda atau buku. Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya.

Simbol dari Simpanan Data di DFD

Syarat Memuat DFD

Syarat-syarat pembuatan DFD ini adalah :

1. Pemberian nama untuk tiap komponen DFD

2. Pemberian nomor pada komponen proses

3. Penggambaran DFD sesering mungkin agar enak dilihat

4. Penghindaran penggambaran DFD yang rumit

5. Pemastian DFD yang dibentuk itu konsiten secara logika

Tips-tips dalam membuat DFD

Berikut ini tips-tips dalam membuat DFD :

1.      Pilih notasi sehingga proses yang didekomposisi atau tidak didekomposisi dapat dibaca dengan mudah.

2.      Nama proses harus terdiri dari kata kerja dan kata benda.

3.      Nama yang dipakai untuk proses, data store, dataflow harus konsisten (identitas perlu).

4.      Setiap level harus konsisten aliran datanya dengan level sebelumnya.

5.      Usahakan agar external entity pada setiap level konsisten peletakannya.

6.      Banyaknya proses  yang disarankan pada setiap level tidak melebihi 7 proses.

7.      Dekomposisi berdasarkan kelompok data lebih disarankan (memudahkan aliran data ke storage yang sama).

8.      Nama Proses yang umum hanya untuk prose yang masih akan didekomposisi.

9.      Pada Proses yang sudah tidak didekomposisi, nama Proses dan nama Data harus sudah spesifik.

10.  Aliran ke storage harus melalui proses, tidak boleh langsung dari external entity.

11.  Aliran data untuk Proses Report .. : harus ada aliran keluar. Akan ada aliran masuk jika perlu parameter untuk mengaktifkan report.

12.  Aliran data yang tidak ada datastorenya harus diteliti, apakah memang tidak mencerminkan persisten entity (perlu disimpan dalam file/tabel), yaitu kelak hanya akan menjadi variabel dalam program.

Langkah Membuat / Menggambar DFD

Tidak ada aturan baku untuk menggambarkan DFD. Tapi dari berbagai referensi yang ada, secara garis besar langkah untuk membuat DFD adalah :

IDENTIFIKASI ENTITAS LUAR, INPUT DAN OUTPUT

Identifikasi terlebih dahulu semua entitas luar, input dan ouput yang terlibat di sistem.

BUAT DIAGRAM KONTEKS (DIAGRAM CONTEXT)

Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya. Caranya :

·         Tentukan nama sistemnya.

·         Tentukan batasan sistemnya.

·         Tentukan terminator apa saja yang ada dalam sistem.

·         Tentukan apa yang diterima/diberikan external entity dari/ke sistem.

·         Gambarkan diagram konteks.

BUAT DIAGRAM LEVEL ZERO (OVERVIEW DIAGRAM)

Diagram ini adalah dekomposisi dari diagram konteks. Caranya :

·         Tentukan proses utama yang ada pada sistem.

·         Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing proses ke/dari sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang keluar/masuk dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk/keluar pada level berikutnya).

·         Apabila diperlukan, munculkan data store (master) sebagai sumber maupun tujuan alur data.

·         Hindari perpotongan arus data.

·         Beri nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).

(klik gambar untuk resolusi yang lebih baik).

Overview Diagram

BUAT DIAGRAM LEVEL SATU

Diagram ini merupakan dekomposisi dari diagram level zero. Caranya :

·         Tentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level zero.

·         Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing sub-proses ke/dari sistem dan perhatikan konsep keseimbangan.

·         Apabila diperlukan, munculkan data store (transaksi) sebagai sumber maupun tujuan alur data.

·         Hindari perpotongan arus data.

·         Beri nomor pada masing-masing sub-proses yang menunjukkan dekomposisi dari proses sebelumnya. Contoh : 1.1, 1.2, 2..

Level dalam DFD

Kesalahan dalan pembuatan DFD

Umumnya kesalahan dalam pembuatan DFD adalah :

1.      Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output. Kesalahan ini disebut dengan black hole (lubang hitam), karena data masuk ke dalam proses dan lenyap tidak berbekas seperti dimasukkan ke dalam lubang hitam.

2.      Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input. Kesalahan ini disebut dengan miracle (ajaib), karena ajaib dihasilkan output tanpa pernah menerima input.

3.      Input yang masuk tidak sesuai dengan kebutuhan proses.

4.      Data Store tidak memiliki keluaran.

5.      Data Store tidak memiliki masukan.

6.      Hubungan langsung antar entitas luar.

7.      Masukan langsung entitas data store.

8.      Keluaran langsun dari data store ke Entitas  luar.

9.      Hubungan langsung antar data store.

10.  Data masukan dan keluaran yang tidak bersesuain dalam data store.

Kelebihan dan Kekurangan DFD :

Kelebihan :

1. DFD membantu para analis sitem meringkas informasi tentang sistem,mengetahui hubungan antar sub-subsistem, membantu perkembangan aplikasi secara efektif. DFD tidak menunjukkan proses pengulangan (loop).

2. DFD berfungsi sebagai alat komunikasi yang baik antara pemakai dan analis sistem. DFD tidak menunjukkan proses perhitungan.

3. DFD dapat menggambarkan sejumlah batasan otomasi (teknik untuk membuat perangkat, proses, atau sistem agarberjalan secara otomatis) untuk pengembangan alternatif sistem fisik.

Kekurangan :

1. DFD tidak menunjukkan proses pengulangan (loop).

2. DFD berfungsi sebagai alat komunikasi yang baik antara pemakai dan analis sistem. DFD tidak menunjukkan proses perhitungan.

3. DFD dapat menggambarkan sejumlah batasan otomasi (teknik untuk membuat perangkat, proses, atau sistem agar berjalan secara otomatis) untuk pengembangan alternatif sistem fisik. DFD tidak memperlihatkan aliran kontrol.

4. Lemah dalam konsep model untuk pendeskripsian data dan basis data.

Fungsi DFD

Fungsi dari Data Flow Diagram adalah :

1.      Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.

2.      DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.

3.      DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

Contoh Kasus I :

Gambarkanlah Diagram Aliran Data (data flow diagram) logic pada sebuah system pengolahan data penyimpanan / pengambilan uang disalah satu bank yang saudara ketahui. Proses-proses yang harus ada pada diagram tersebut adalah :

§  Pembukaan Rekening

§  Penyimpanan Uang

§  Pengambilan Uang

§  Penghitungan Uang

§  Penutupan Rekening

§  Pembuatan Laporan

Gambar saudara terdiri dari :

1. Diagram Konteks

2. Diagram Level 0

3. Diagram Rinci

Jawab:

Contoh Kasus II :

Pelajari dan pahami scenario pelayanan jasa warung telepon dibawah ini.

Warung Telepon Kontak Terus (WTKT) menyediakan jasa pelayanan telepon lokal, interlokal, dan internasional. Pemakai dapat menggunakan telepon yang tersedia di box-box telepon. Data pembicaraan seperti jam bicara, lama bicara, tujuan, semuanya tercatat dikomputer operator. Begitu pembicaraan berakhir, compute akan menghitung besarnya tagihan dan mencetak struktur tagihan. Penghitungan ini dilakukan dengan melihat tabel yang biaya yang terdiri dari zona tujuan bicara, lama, dan waktu bicara. Waktu bicara perlu dicatat berhubung perumtel/indosat menawarkan diskon pada waktu-waktu tertentu. Sesudah warung ini ditutup (jam 22.00), operator akan menjalankan program pembuatan laporan transaksi harian yang berisi detil transaksi dan total penerimaan.

Tugas :

1.      Gambarkanlah flow map pelayanan WTKT tersebut

2.      Daftarkanlah (gambarkan dengan menggunakan notasi bulanan), proses-proses apasaja yang terdapat pada WTKT tersebut, minimal 3 proses

3.      Gambarkan mekanisme pelayanan ini dalam bentuk data flow diagram; Diagram Konteks, dan Level 0

4.      Tentukan entitas apa saja yang terlibat dalam proses pelayanan tersebut, kemudian gambarkan etentitas-etentitas tersebut kedalam sebuah Entity Relationship Diagram (ERD)

5.      Konversikan ERD tersebut kedalam spesifikasi file. Buat spesifikasi masing-masing file dengan menggunakan format pada lampiran 3

1.      Proses yang terdapat pada pelayanan tersebut adalah :

§  Menelepon

§  Menghitung uang tagihan

§  Mencetak struk tagihan

§  Pembuatan laporan transaksi harian

Contoh Kasus III :

Pelajari & Pahami skenario dibawah ini :

Staff Budi Luhur ingin mengembangkan SISTEM INFORMASI KEUANGAN PRIBADI. Kegiatan yang dilakukan oleh staff tersebut adalah : Setiap bulan staff tersebut mendapat gaji dari Yayasan Budi Luhur dalam bentuk check yang dicatat dalam buku check. Check tersebut dikliring ke Bank Budi Luhur dengan menggunakan slip setoran dan staff tersebut mendapat lembar kedua slip setoran tersebut sebagai tanda terima dan ini dipakai untuk memeriksa apa yang telah dicatat pada BUKU CHECK. Bila Check tersebut ditolak karena suatu hal, maka staff tersebut menerima informasi tolakan kliring dari Bank Budi Luhur . Untuk keperluan sehari-hari staff tersebut melakukan pengambilan uang lewat KARTU KREDIT, ATM maupun Check dari Bank Budi Luhur. Setiap bulan staff tersebut menerima rekening koran dari Bank Budi Luhur, yang berisi informasi tentang besarnya uang yang masuk dan yang keluar. Informasi pada rekening koran tersebut dipakai untuk mengupdate SALDO dan memeriksa jumah uang yang dikeluarkan melalui kartu kredit, ATM maupun check. Rekening koran tersebut diarsip dan pada saat menerima rekening koran bulan berikutnya, ia akan mengecek saldo/baki.

Tugas yang harus dikerjakan :

Buatlah Diagram Aliran Data ( DAD ) logik mulai dari :

a. Diagram Konteks

b. Diagram 0 ( Overview Diagram )

c. Diagram lainnya sampai dengan Diagram Primitive Fungsional

DAFTAR PUSTAKA

http://id.wikipedia.org/wiki/Data_flow_diagram

http://www.ilmumu.com/pengetahuan/pengertian-dfd-data-flow-diagram/

http://mane3x.wordpress.com/2013/03/29/konsep-perancangan-terstruktur-dfd-data-flow-diagram/

http://chytgs.blogspot.com/2013/10/pengertian-dfd-dan-contohnya.html

http://haidibarasa.wordpress.com/2012/11/08/contoh-soal-kasus-dfd-dan-jawabannya/