Rangkuman Sistem Informasi Akuntansi

BAB 1

MENGENAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PROSES BISNIS DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Proses bisnis (business process) adalah urutan aktivitas yang dilaksanakan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Para akuntan memanfaatkan proses bisnis perusahaan dalam bentuk siklus transaksi. Siklus transaksi (transaction cycles) mengelompokkan kejadian-kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian (events) adalah aktivitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu. Sebagai contoh, seorang pelanggan melakukan pemesanan, barang dikirimkan, dan laporan penjualan dicetak. Terdapat tiga siklus transaksi utama :

Ø  Siklus pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle) adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang-barang atau jasa.

Ø  Siklus konversi (conversion cycle) adalah proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.

Ø  Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah proses menyediakan barang atau jasa untuk para pelanggan dan menagih uangnya.

LINGKUP SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SIM merupakan seperangkat subsistem. Di ELERBE, Inc., semua subsistem ini bersifat penting, dan informasi yang berbeda diperlukan untuk menjalankan fungsi-fungsinya. Sebagai contoh : Departemen Produksi, Departemen Pemasaran, Departemen Sumber Daya Manusia, dan Departemen Akuntansi dan Keuangan. Sistem informasi akuntansi adalah suatu subsistem dan SIM yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh dan pengolahan rutin atas transaksi akuntansi.

PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

·         Membuat Laporan Eksternal

·         Mendukung Aktivitas Rutin

·         Mendukung Pengambilan Keputusan

·         Perencanaan dan Pengendalian

·         Menerapkan Pengendalian Internal

·         Aplikasi dan Peranti Lunak Akuntansi

·         Peran Akuntan dalam Hubungannya dengan SIA

·         Akuntan sebagai Pengguna

·         Akuntan sebagai Manajer

·         Akuntan sebagai Konsultan

·         Akuntan sebagai Evaluator

·         Akuntan sebagai Penyedia Jasa Akuntansi dan Perpajakan

BAB II

PROSES BISNIS DAN DATA SIA

Sistem akuntansi bersifat kompleks, dan banyak keahlian diperlukan untuk mengevaluasi SIA. Akuntan perlu untuk meninjau ulang dokumentasi, melakukan wawancara, dan mengamati transaksi-transaksi untuk memahami sistem akuntansi klien. Mereka juga perlu untuk mengetahui informasi apa yang harus dicari, mengetahui dimana mereka bisa mendapatkan informasi, mengembangkan rencana untuk memperoleh informasi, dan menyusun informasi dengan cara yang penuh arti. Oleh karena kompleksitas sistem akuntansi, cara yang paling efektif untuk mengembangkan keahlian yang diperlukan untuk memahami, menganalisis, mengembangkan, dan mengevaluasi sistem akuntansi adalah dengan memecahkan berbagai macam masalah.

PROSES DAN KEJADIAN BISNIS

Proses bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Satu cara penting untuk mempelajari proses bisnis perusahaan adalah dengan berfokus pada siklus transaksi. Siklus transaksi (transaction cycle) mengelompokkan kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian (event) adalah berbagai hal yang terjadi pada suatu saat tertentu. Masing-masing siklus transaksi melibatkan lebih dan satu kejadian. Tiga contoh kejadian disuatu siklus transaksi adalah seorang pelanggan melakukan pemesanan, barang-barang dikirimkan, dan laporan penjualan dicetak.

Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama :

Ø  Siklus pemerolehan/pembelian

Ø  Siklus konversi

Ø  Siklus pendapatan

Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan dan jenis organisasi yang berbeda dapat saja sama dan mencakup di dalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini :

Ø  Merespons permintaan informasi dan pelanggan.

Ø  Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa di masa mendatang.

Ø  Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan.

Ø  Menagih pelanggan.

Ø  Melakukan penagihan uang.

Ø  Menyetorkan uang kas ke bank.

Ø  Menyusun laporan.

Siklus Pemerolehan

Seperti halnya siklus pendapatan, siklus pemerolehan dari organisasi dengan jenis yang berbeda pada dasarnya bersifat sama karena kebanyakan mencakup di dalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini :

Ø  Mendiskusikan dengan para pemasok.

PENGIDENTIFIKASIAN KEJADIAN DALAM PROSES BISNIS

Akuntansi pada dasarnya adalah suatu sistem informasi, dan sangat penting bagi para akuntan untuk mengetahui bagaimana sistem informasi beroperasi. Pengetahuan seperti itu akan memungkinkan mereka untuk menyediakan jasa konsultasi dan desain sistem, serta untuk memenuhi peran mereka sebagai evaluator dan auditor. Mutu dan karakteristik dan suatu sistem informasi mempengaruhi kinerja dan seberapa jauh auditor dapat bersandar pada output dan sistem dalam melakukan verifikasi laporan keuangan. Tentu saja, para akuntan juga harus memahami sistem akuntansi dalam perannya sebagai pengguna.

Para akuntan harus terbiasa dengan proses bisnis sebelum mereka dapat  mengevaluasi atau mendesain satu sistem informasi akuntansi. Kami telah melihat bahwa suatu pengetahuan tentang dasar-dasar siklus pendapatan dan pemerolehan dapat menyediakan suatu titik awal untuk mengumpulkan data tentang proses-proses perusahaan. Pemahamannya atas siklus pendapatan membantu Karen memberikan penjelasan yang terperinci mengenai siklus pendapatan ELERBE.

Pedoman Mengakui Kejadian

Pedoman 1 : Kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas.

Pedoman 2 : Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal.

Pedoman 3 : Kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dan satu agen internal ke agen internal lainnya.

Pedoman 4 : Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama. Setelah interupsi, seseorang di luar organisasi atau proses itu mungkin melalui proses tersebut. Sebagai alternatif, proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan.

1.      Seseorang/organisasi di luar perusahaan memulai kelanjutan proses. Sebagai contoh dan jenis pemrosesan ini, asumsikan bahwa seorang pelanggan pergi ke bagian referensi dalam sebuah perpustakaan dan meminjam buku baru selama dua jam. Meskipun agen internal sama (staf perpustakaan) mungkin telah terlibat dalam kedua kejadian, adalah bermanfaat untuk memperlakukan peminjaman dan pengembalian sebagai dua kejadian. Sebenarnya, sistem informasi perpustakaan itu mendukung pemisahan ini. Sebagai suatu pengendalian, pada waktu peminjaman, suatu record dibuat untuk mencatat waktu dan nama anggota. Ketika buku itu dikembalikan, record itu diperbarui untuk menunjukkan pengembalian. Perhatikan bahwa seseorang di luar organisasi itu (anggota) memulai proses setelah interupsi.

2.      Proses berlanjut pada suatu waktu yang terjadwal. Sebagai contoh, kas mungkin dikumpulkan sepanjang hari. Kasir mengumpulkan kas, merekam pengumpulan, dan menyimpan kas di suatu tempat yang aman. Proses pendapatan kemudian diinterupsi. Kasir mungkin melanjutkan proses pada akhir hari dengan menyiapkan slip penyetoran dan memberi slip penyetoran/kas kepada orang yang bertanggung jawab melakukan penyetoran. Di sini kejadian yang kedua (melakukan penyetoran) dilaksanakan pada suatu waktu yang terjadwal dan tidak dilakukan oleh agen di luar organisasi tersebut.

Pedoman 5: Gunakan satu narna kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat urnum dan kejadian itu.

PENGORGANISASIAN DATA DALAM SIA

          SIA merekam data tentang berbagai kejadian yang dibahas di bagian sebelumnya, termasuk perjanjian dengan para pelanggan (para pemasok), barang atau jasa yang disediakan kepada pelanggan (yang diterima dari pemasok), jumlah terutang dari para pelanggan (kepada para pemasok), dan pembayaran oleh para pelanggan (kepada para pemasok).

Sistem Manual untuk Siklus Pendapatan dan Buku Besar

Kejadian yang memengaruhi buku besar. Proses bisnis seperti yang digambarkan dalam Contoh 2.1, terdiri dari kejadian-kejadian. Menerima dan mencatat pesanan penjualan, pengiriman, pembuatan pesanan pembelian, dan menerima kas adalah contoh-contoh kejadian. Hanya sebagian dari kejadian itu dicatat dalam jurnal dan dipindahkan ke buku besar.

Pengorganisasian data dengan menggunakan dokumen sumber, jurnal, dan buku besar. Dalam SIA manual yang tradisional, informasi tentang kejadian bisnis pertama ditangkap dalam dokumen sumber. Pesanan penjualan, slip pengemasan, dan faktur adalah contoh-contoh dokumen sumber.

Arsip dalam SIA yang Terkomputerisasi

          Arus dasar informasi yang dijelaskan sebelumnya dapat juga dilihat pada SIA yang terkomputerisasi. Namun demikian, bagaimana cara data disimpan dan diorganisasi dalam suatu sistem yang terkomputerisasi berbeda dengan SIA manual. Bagian ini menunjukkan bagaimana data diorganisasi dalam SIA yang terkomputerisasi.

Ø  Entity (entitas) : Suatu entitas adalah subjek tertentu tentang informasi apa yang disimpan (misalnya pelanggan, karyawan, dan pesanan penjualan).

Ø  Field : Satu unit data mengenai satu entitas (misalnya Nama Karyawan dan Nama Pelanggan).

Ø  Record : Seperangkat field yang saling berkaitan dari satu entitas.

Ø  File : Seperangkat record yang saling berkaitan.

Ø  Transaction file : File transaksi menyimpan informasi tentang kejadian.

Ø  Master file : File induk berisi informasi mengenai entitas dari kejadian.

Ø  Reference data (data acuan) : Beberapa field dalam master file berisi data acuan yang menguraikan entitas.

Ø  Reference field (field acuan) : Field yang berisi data acuan diidentifikasikan sebagai field acuan.

Ø  Summary data (data ringkasan) : Data ringkasan meringkas transaksi-transaksi masa lalu.

Ø  Summary field (field ringkasan) : Field yang berisi data ringkasan diidentifikasikan sebagai field ringkasan.

JENIS-JENIS FILE DAN DATA

Dua jenis penting dari file data adalah : file induk dan file transaksi. Seorang akuntan, baik dalam peran sebagai perancang atau penilai, perlu mengetahui informasi apa yang disimpan dan bagaimana pengorganisasiannya. Para akuntan yang mengambil bagian di dalam proses perancangan perlu memahami jenis-jenis file ini karena perubahan yang dibuat pada sistem akuntansi diterapkan melalui perubahan peranti lunak dan perubahan rancangan file data. Auditor perlu memahami file data perusahaan agar mereka dapat mengevaluasi keandalan dan sistem yang menghasilkan laporan keuangan. Dalam mempelajari SIA, seseorang perlu memerhatikan file induk dan file transaksi yang mendukung proses bisnis tertentu.

File Induk

File induk mempunyai ciri-ciri berikut :

§  File induk menyimpan data yang relatif permanen rnengenai agen-agen eksternal, agen-agen internal, atau barang dan jasa. Contohnya mencakup :

·         File Persediaan (barang dan jasa)

·         File Pelanggan (agen-agen eksternal)

·         File Karyawan (agen-agen internal)

§  File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual.

§  Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.

·         Data acuan adalah data deskriptif yang relatif permanen dan tidak dipengaruhi oleh transaksi.

·         Data ringkasan diubah ketika kejadian, seperti pesanan dan pengiriman terjadi. Kuantitas persediaan di tangan adalah suatu contoh. Beberapa file induk mungkin hanya terdiri atas data acuan, tanpa adanya data ringkasan.

SIA biasanya berisi file induk mengenai tiga jenis entitas : barang dan jasa, agen-agen eksternal, dan agen-agen internal. Untuk setiap jenis master record, akan dibedakan antara data acuan dan data ringkasan. Jika memungkinkan, sistem ELERBE digunakan sebagai suatu contoh.

§  Barang/jasa-Barang dan jasa diperoleh, dibuat atau dijual selama kejadian dalam siklus   pemerolehan dan pendapatan organisasi. File induk tentang barang-barang dan jasa pada umumnya mencakup data acuan dan ringkasan, sebagai contoh :

·         Field-field dengan data acuan dalam File Persediaan ELERBE adalah ISBN, Penulis, Judul, dan Harga.

·         Field-field dengan data ringkasan adalah Jumlah_Barang_di_Gudang dan Alokasi_Jumlah. Field Jumlah_Barang_di_Gudang dalam File Persediaan adalah field ringkasan yang menunjukkan jumlah dari tiap produk yang ada dalam persediaan di setiap waktu.

§  Agen eksternal adalah orang-orang atau unit organisasi yang bérada di luar perusahaan.

·         Field dengan data acuan di dalam File Pelanggan ELERBE adalah Nomor_Pelanggan, Nama, Alamat, Contact_Person, dan Telepon. Field- field ini tidak berubah akibat transaksi.

·         Tidak ada field-field data ringkasan di dalam File Pelanggan ELERBE. Field ringkasan yang sering tercakup dalam file-file seperti itu adalah saldo utang pelanggan. Field ini akan meningkat jika penjualan dilakukan kepada pelanggan dan berkurang jika pelanggan melakukan pembayaran.

§  Agen internal adalah orang-orang atau unit organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian di dalam suatu proses bisnis. SIA sering kali menelusuri informasi mengenai agen internal yang bertanggung jawab untuk kejadian di dalam proses bisnis.

·         Data acuan dalam file induk menguraikan agen-agen internal ini (misalnya, nama tenaga penjual, dan tanggal masuk pegawai tersebut).

·         Meskipun mungkin kurang umum untuk entitas jenis ini, field ringkasan bisa bermanfaat dalam file agen internal. Sebagai contoh, field saldo bisa dibuat di File Tenaga_Penjual untuk memonitor total penjualan yang dibuat oleh penjual itu.

·         Tidak ada contoh file induk untuk agen-agen internal.

File Transaksi

Jenis file data kedua yang juga penting adalah file transaksi. File transaksi mempunyai ciri-ciri berikut :

§  File transaksi menyimpan data tentang kejadian. Contoh-contoh kejadian dan siklus pendapatan ELERBE meliputi :

·         Pesanan

·         Pengiriman

·         Penagihan kas

§  File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi.

§  File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga. Kuantitas mengacu pada kuantitas barang atau jasa yang berhubungan dengan kejadian tersebut (misalnya kuantitas barang yang dipesan).

§  Ingat bahwa kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu di dalam siklus pendapatan dan pemerolehan. Kejadian pertama di dalam siklus tersebut diikuti oleh kejadian yang lain.

Hubungan Antara File Transaksi dan File Induk

Empat file yang digunakan oleh ELERBE saling berkaitan. Diagram tersebut disusun dengan satu penekanan pada file Pesanan dan Perincian_Pesanan. Empat file bekerja sama untuk mencatat informasi tentang suatu pesanan sebagai berikut :

1.      File Pesanan memberikan tanggal bahwa Pesanan Nomor 0100011 diterima oleh ELERBE. Itu juga menunjukkan adanya Pelanggan Nomor 3451.

2.      Untuk mempelajari bagaimana pelanggan membuat pesanan, sistem “menunjuk” pada data acuan dalam record untuk Pelanggan Nomor 3451 yang ada dalam File Pelanggan.

3.      Untuk mengetahui barang apa yang dipesan, sistem memeriksa File Perincian_Pesanan untuk record-record yang berhubungan dengan Pesanan Nomor 0100011. Seperti yang dapat dilihat, 200 eksemplar dan suatu buku dipesan, dan 150 eksemplar buku yang lain dipesan.

4.      Untuk memperoleh nama penulis, judul, dan harga buku yang dipesan, sistem mengacu pada data acuan dalam File Persediaan untuk buku dengan ISBN yang sama.

Manfaat Pemisahan Informasi ke dalam Record Induk dan Transaksi

Meskipun pengorganisasian data itu terlihat kompleks, pada kenyataannya, efisien ketika ada banyak pesanan yang harus dicatat. Keterangan umum tentang pesanan disimpan di File Pesanan. Ketika mencatat suatu pesanan (menambahkan record ke File Pesanan) untuk pelanggan yang ada, petugas pencatat pesanan dibebaskan dan beban mengenai pencatatan nama dan alamat pelanggan karena itu telah tersedia di dalam File Pelanggan. Dengan demikian, narna dan alamat hanya sekali saja dicatat walaupun pelanggan tersebut melakukan banyak pesanan.

Ketika mencatat penincian pesanan dalam File Perincian_Pesanan, petugas pencatat pesanan hanya perlu memasukkan ISBN dan kuantitas yang diinginkan. Uraian lengkap dan produk itu tersedia di dalam File Persediaan. Informasi dalam File Persediaan untuk buku tertentu direkam hanya sekali, meskipun mungkin ada beberapa pesanan unruk buku itu.

RINGKASAN
            Para akuntan sebagai evaluator dan perancang perlu memahami proses-proses bisnis perusahaan dan bagaimana data diorganisasi untuk mendukung prosesp roses itu. Tiga jenis penting proses adalah sikius pemerolehan, koiversi, dan pendapatan. Fungsi-fungsi khusus di dalam sikius pemerolehan meliputi perjanjian dengan paa pemasok (pesanan.pembeljan atau kontrak), menerima barang atau jasa, mencatat klaim (utang dagang), dan melakukan pembayaran kas. Fungsi-fungsi khusus di dalam siklus pendapatan pada dasarnya sama dan meliputi permintaan informasi pelanggan, perjanjian dengan para pelanggan (pesanan pelanggan atau kontrak), penyediaan barang atau jasa, dan penagihan kas. Memahami siklus transaksi membantu Anda dalam mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang benar ketika belajar tentang sistem akuntansi.

Proses dapat bersifat kompleks tetapi harus dipahami jika sistem informasi akuntansi yang mendukungnya akan dipahami. Satu pendekatan yang disederhanakan yang mencakup identifikasi kejadian dalam suatu proses dikernbangkan dan diterapkan. Data dapat diorganisasi dalam banyak cara. Pada sistem manual, dokumen sumber iurnal, huku besar, dan buku besar pembantu digunakan. Pada sistem yang terkomputerisasi, pada umumnya perusahaan menggunakan dokumen sumber dan file data. Dua jenis penting dan file data adalah file induk dan file transaksi. File induk dibuat untuk menyimpan data acuan tentang barang dan jasa serta agen-agen internal maupun eksternal. File transaksi digunakan untuk menyimpan informasi tentang kejadian seperti pesanan, pengiriman, dan penagihan kas.

BAB 3

MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

            Bab 2 membahas proses dan data bisnis. Seperti yang dapat ditemui secara naratif di Bab 2, buku teks mi menguraikan proses-proses bisnis secara lebih terperinci dibandingkan, misalnya, dengan materi kuliah akuntansi keuangan. Buku teks mi rnengenibangkan gagasan mengenai kejadian untuk membantu Anda mengatur pemikiran Anda tentang proses bisnis. Terakhir, akan dijelaskan data SIA dalam konteks kejadian bisnis dan sikius transaksi. Bab 3 akan melanjutkan fokus buku mi pada proses bisnis dan data SIA. Sasaran teks mi adalah untuk membantu Anda mengorganisasi informasi tentang proses bisnis dalam bentuk grafis yang mudah dipahami dan memahami paparan grafis yang telah dikembangkan oleh pihak lain. Teks ml akan menggun.akan diagram aktivitas pada bab-bab selanjutnya untuk membantu niengevaluasi pengendalian internal (Bab 4) dan dalam mendokunientasikan perincian sikius pendapatan dan pemerolehan (Bab 9-11).

Proses pembuatan diagram sistem mempunyai banyak manfaat. Untuk para akuntan dalam perannya sebagai evaluator sistem dan sebagai auditoi diagram aktivitas memberikan cara yang lebih sistematis untuk menganalisis proses-proses yang terjadi dalam perusahaan. Diagram tersebut akan menyoroti aspek-aspek penting dan suatu proses bisnis (seperti tanggung jawab, kejadian, dokumen, dan tabel-tabel). Sebagairnana akan Anda jumpai di Bab 4, para akuntan akan niempertimbangkan elemen-elemen mi untuk memaharni risiko yang terjadi dalam proses bisnis dan menyoroti masalah-rnasalah dalam pengendalian intern1: SAS No. 941 mengidentifikasi kegunaan dan teknik-teknik dokumentasi seperti itu dan mnganjurkan aga para auditor menggunakannya jika dibutuhkan, terutama untuk sistem yang rurnit dengan jumlah transaksi yang besar. Sebagai perancang dan konsultan1 disiplin sangat diperlukan dalam pembuatan diagram. Hal ini sangat membantu., untuk memastikan bahwa analisis dan desin telah dilakukan dengan ber Akuntan sering kali memperoleh informasi dan berbagai macam sumi. Dengan menyatukan informasi dan mengembangkan diagram, mereka da memperoleh suatu pemahaman yatig lebih baik dan sebuah sistern. Terakhir, diagram aktivitas bersifat sederhana dan mudah dibaca oleh para pemakai dengan sedikit. pelatihan. Dengan demikian, diagram seperti itu mena suatu cara yang efektif untuk mengomunikasikan informasi tentang bisnis dan sistem akuntansi kepada para pemakai.

DIAGRAM AKTIVITAS UML

Ada beberapa teknik untuk mendokumentasikan dokumen bisnis. Di dalam buku teks mi, digunakan unified modeling language (UML), suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, menibangun, dan niendokumentasikan suatu sistem informasi. UML dikembangkan sebagai suatu alat untak analisis dan desain berorientasi objek oleh Grady Booch, Jim Rumbaugh, dan Ivar Jacobson. Namun demikian, UML dapat digunakan untuk memahami dan mendokumentasikan setiap sistem informasi. Penggunaan UML dalam industri terus meningkat. mi merupakan standar terbuka yang menjadikannya sebagai bahasa pemodelan yang umurn dalam industni peranti lunak dan pengembangan sistem. Standar tersebut terus dikembangkan dan diperbarui dengan pengawasan dan kontrol dan    Object Management GroupfJ (0MG), sebuah keanggotaan terbuka, konsorsium yang tidak beronientasi laba dan perusahaan-perusahaan dalam industri komputer. Anggota dengan hak suara yang ada sekarang meliputi perusahaan seperti Borland, Hewlett PackardJ f Rational Software, Raytheon, Sun Microsystems, Unisys, dan W3 Consortium (yang bertanggung jawab imtuk menentukan standar untuk HTML dan XML). Alasan lain memilih UML adalah karena UML menyediakan pilihan diagram untukmendokümentasikan proses bisnis dan sistem informasi, Teks mi akan . menggunakan diagram UML yang berbeda sepanjang teks mi. Bab 3 fokus di ;i diagram aktivitas UML. Di bab-bab lainnya, akan dibahas diagram kelas UML dan menggunakan case diagram. Di paragraf berikutnya, akan diperkenalkan karakteristik dan diagram.-diagram tersebut melalui suatu analogi yang sederhana. Asumsikan bahwa Anda ingmn berlibur Anda sudah memutuskan untuk menggunakan. mobil untuk sampai ke eujuan, sebuah kota yang berjarak  beberapa ratus mil dari rumah Anda. Banyak detail mungkin dilibatkan.

Dalam memahami tujuan ke tempat yang baru. Jika arah-arah mi diberikan kepada Anda dalam bentuk naratif, bisa jadi Anda mengalami kesulitan untuk menyerap dan mengingat semua informasi. Apabila ada peta, yang merupakan suatu represcntasi grafis, akan membuat Anda lehih mudah untuk menenuikan tujuan Arida. Teks ini rnenghadapi tantangan yang sama ketika mempelajari sistem akuntansi. Sebagai contoh, di Bab 4, Anda akan menggunakan uraian-uraian yang terperinci mengenai proses bisnis untuk memahami risiko dan pengendalian. Uraian ini dapat menjadi sangat panjang. Dengan menggunakan grafik, akan dapat memudahkan pemahaman Anda. Diagram aktivitas UML memainkan peran seperti sebuah “peta” dalam memahami proses bisnis dengan menunjukkan urutan aktivitas di dalam proses. Secara singkat pada Contoh 3.2 ada suatu contoh dan diagram itu. Meskipun Anda heluin pernah melihat saw diagram aktivitas sebelumnya, secara umum Anda tetap dapat mernahaminya. Diagram aktivitas U\’IL dan peta mempunyai beberapa karakterisrik umurn yang membuatnya bermanfaat :

·         Baik peta maupun diagram aktivitas menyediakan representasi informasi grafis yang lehib mudah dipahami dibandingkan dengan uraian naratif.

·         Peta rnenggunakan lambang standar untuk rnenyampaikan informasi (rnisalnya jalan raya, jalan tol, jalan kereta, taman, dan lain-lain). Sama halnya, diagram aktivitas menggunakan Lambang standar untuk inenunjukkan berbagai unsur dan suatu proses bisnis (misalnya kejadian, agen, dokumen, dan file).

·         Peta dan diagram aktivitas dibuat oleh ahlinya retapi dapat dibaca oleb para pemakai dengan sedikit pelatihan. Penggunaan yang konsisten dan sepeangkat simbol di peta dan diagram aktivitas membuat pembaca mudah untuk memahaminya.

·         Baik peta maupun diagram aktivitas dapat menyediakan gambaran tingkat tinggi, seperti halnya juga yang tingkat rendah. Seorang wisatawan akan menggunakani sebuah peta tingkat tinggi untuk memahami rute antarkota dan peta yang lehih detail untuk melihat jalan-jalan di kota tujuan. Sama halnya, diagram aktivitas dapat dibuat untuk menunjukkan gainbaran singkat dan suatu proses. Jika seseorang perlu untuk melihat lebih dekat pada kejadian individual, diagram aktivitas yang detail dapat dibuat untuk satu kejadian tunggal.

MEMAHAMI DETAILED ACTIVITY DIAGRAM

Teks yang menggunakan dua lambang tambahan dalam detailed diagram yaitu sebuah cabang dan sebuah catatan.

§  Simbol berlian digunakan untuk menunjukkan suatu cabang di dalam diagram aktivitas. Cabang adalah titik dimana pemrosesan terpecah menjadi dua atau lebih jalur. Kondisi untuk melaksanakan aktivitas di suatu cabang ditunjukkan setelah berlian. Pencabangan dapat juga digunakan pada overview diagram. Tetapi skenario pengecualian dan alternatif hanya ditunjukkan dalam detailed diagram. Dengan demikian, Anda mungkin memerlukan simbol ini saat membuat detailed diagram.

§  Begitu sepenrangkat diagram aktivitas sudah dibuat untuk suatu proses bisnis, akan dibuat acuan silang mengenai diagram ini. Aimbol catatan UML memungkinkan kita untuk merujuk ke informasi lebih terperinci yang tersedia dalam diagram atau dokumen lain.

Overview Activity Diagram dan Diagram Detailed Activity

Buku teks ini mengorganisasi diagram aktivitas tnenjadi dua jenis :

-          Overview diagram menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dan proses bisnis dengan mendokurnemasikan kejadian-kejadian penting, urutan kejadian-kejadian mi, dan aliran informasi antarkejadian.

-          Detailed diagram sama dengan peta dan sebuah kota. Diagram ini menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dan aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukkan pada overview diagram.

UML bersifat fleksibel dan memungkinkan diagram aktivitas untuk dibuat pada tingkat detail yang berbeda. Buku teks mi mengorganisasi diagram akthitas menjadi overview diagram dan detailed diagram, karena mi herguna untuk mendokurnentasi dan menganalisis pengcndalian internal, sam tuuan penting din buku teks ini.

UML adalah satu dan hanyak pendekatan yang dapat digunakan untuk mernbuat model SIA. Meski digunakan UML secara ekstensif di sepanjang buku teks mi, Anda dapat niembandingkann)a dengan cara lain dalam mendokumentasi proses bisnis sepanjang kanir Anda. Dua teknik yang umum adalah data flow diagram (DFD) dan bagan arus sistem (system flowchart). • Kembali ke analogi perjalanan, bahwa perbedaan teknik mi sama seperti terdapatnya perbedaan ketika membuat gambar dalam peta. Simbol-siinhol dan pengorganisasian informasi dalam bisnis dapat diuhab. Apa pun reknik yang Anda pilih, Anda harus menentukan tenlebih dahulu kejadian, agen, dokumen, clan file. Pusat perhatian buku mi adalah membantu Anda mernahami komponen-komPoflen mi dan pengorganisaSiaflflYa.

Sisa dan bab ini dibagi menjadi dua bagian. Bagian I, “Overview Activity Diagrams” dan Bagian 11, “Detailed Actwity Diagram.” Tergantung pada kedalaman pengetahuan yang diinginkan, Anda boleh memilih untuk berfokuc pada Bagian I saja tanpa membaca Bagian II. Bagi sebagian besar, dengan mampu memahami overview activity diagram akan cukup bagi Anda untuk rnengerti diagram aktivitas yang diperlihatkan pada akhir bab.

BAB 4

MENGIDENTIFIKASI RISIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

Bab 4 disusun berdasarkan Bab 2 dan 3 untuk membahas risiko dan pengendalian internal. Analisis kejadian yang diperkenalkan di bab 2. membantu untuk mengidentifikasi risiko. Diagram aktivitas yang diperkenalkan di Bab 2 digunakan untuk, mendokumentasikan dan mengevaluasi pengendalian arus kerja. Isu pengendalian internal dibahas di sepanjang teks ni. bacalah bab ini dengan cermat, karena bab ini menyediakan latar belakang untuk pembahasan mendatang tentang pengendalian internal.

PENGENDALIAN INTERNAL DAN PERAN AKUNTAN

Pengendalian Internal (Internal Control) adalah Suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut : efektivitas dan efisiensi operasi; keandalan pelaporan keuangan; dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Pemahaman yang baik mengenai pengendalian internal penting bagi akuntan yang berperan sebagai manajer, pengguna, perancang, dan evaluator sistem akuntansi.

·         Tanggung Jawab

·         Pengguna

·         Akuntan

·         Dalam perannya sebagai evaluator, auditor internal dan auditor eksternal harus memahami sistem pengendalian internal.

KERANGKA KERJA DALAM MEMPELAJARI PENGENDALIAN INTERNAL : KOMPONEN DAN SASARAN PENGENDALIAN INTERNAL.

1.      Komponen Pengendalian Internal

2.      Sasaran Pengendalian Internal

3.      Penentuan Resiko

PENENTUAN RISIKO PELAKSANAAN : SIKLUS PENDAPATAN

Contoh : Siklus Pendapatan ELERBE

PENENTUAN RISIKO PELAKSANAAN : SIKLUS PEMEROLEHAN

Contoh : Proses Penggajian ELERBE

Langkah 1: Dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi, Asumsikan bahwa narasi di Contoh 4.2 Bagian A berikut telah dikembangkan berdasarkan penelaahan terhadap proses penggajian ELERBE.

Langkah 2: Identifikasikan barang atan jasa yang disediakan dan kas yang diterima yang tergolong berisiko. Di narasi, jasa diherikan dan karyawan, dan kas dibayar kepada karyawan.

Langkah 3: Nyatakan kembali setiap risiko yang bersifat umum untuk menjelaskan risiko pelaksanaan dengan lebil, tepat untuk proses tertentu yang dipelajari. Keluarkan setiap risiko yang tidak relevan atau jelas-jelas tidak material. Contoh 4.2 Bagian B menunukkan risiko-risiko umurn yang disesuaikan untuk sistem penggajian ELERBE.

Langkah 4: Berikan penilaian atas signifikansi risiko-risiko yang tersisa. Setelah risiko diidentikasi, seseorang harus memerhatikan signilkansi biava peluang dan kerugian yang berhuhungan dengan risiko tersebut. Jika seorang karyawan salah melakukan pekerjaan tertentu, perilaku mi dapat mengakihatkan terbuangnya hiaya tenaga kerja dan mungkin juga masalah penjadwalan yang dapat memengaruhi operasi lainnya. Meskipun kesalahan membayar karyawan yang tidak lagi bekerja di perusahaan kelihatannya tidak mungkin terjadi, kesalahan mi ridaklab hiasa seperti yang dianggap seseorang. Di organisasi hesar, seorang karyawan dapat saja keluar dan perusahaan tanpa diketahui Departemen Penggajian. Pada kasus seperti itu, orang yang mendistrihusikan cek gaji bisa saja menyimpan satu cek untuk mantan karyawan tersehut dan rnencairkannya di bank.

Langkah 5: Untuk risiko yang signiflizan, identifikasikan fiktor-faktor yang berkontribusi terhadap risiko. Mengidentifkasi keadian—kqadian dalam proses, seperti yang dilakukan di Bab 2, dapat sangat membantu melakukan langkah ini. contoh 4.2, Bagian A mengidentitkasi masing-masing kejadian di proses penggajian. Dengan menggunakan teknik-teknik yang dijelaskan di Bab 2. Sekarang kita meninjau lagi kejadian-kejadian mi dan memhahas di mana penvehab risikor isiko yang teridentifikasi cenderung terjadi. Misalnya, jika seorang karyawan tidak melakukan pekerjaan dengan benai bisa saja karena supervisor tidak memberikan instruksi dengan jelas (keadiafl Niemberikan penugasan) atau karena karyawan ridak mengikuti instruksi (kejadian Nielakukan rugas yang dihenikan). Apabila seorang karyawan diberi jumlah gaji yang salah, iw bisa saja tcrjadi karena jurnlah jam salah dicatat (kejadian Mencatat vaktu datang awn kejadan Mencatat vaktu pulang), karena saiah menghitung gaji (kejadian Menyiapkan gaji), awn karena kesalahan dilakukan pada saar menulis cek gaji (kejadian Mencetak cek gaji). Menerapkan Pengendalian. Setelah menentukan penyebab potensial terjadinya risiko, pengendalian internal yang tepat harus diterapkan. Sekali lagi, aktivitas pengendalian internal akan dibahas kemudian di bab ini.

PENELITIAN RISIKO SISTEM INFORMASI

Bagian terdahulu memfokuskan pada risiko pelaksanaan pada proses-proses perusahaan. Bagian ini, memfokuskan pada risiko sistem informasi, (information system risk) atau risiko kesalahan pada sistem informasi perusahaan niclalui pencatatan, pembaruan, atau pelaporan data yang tidak repat. Karena sistem informasi mencatat transaksi perusahaan. sistem inormasi tidak terlepas dari risiko pelaksanaan meskipun risiko pelaksanaan dan risiko sisrem informasi nidak saling lepas, rerlihat hahwa pedonian unruk mengidenrifikasi risiko seperti itu cukup berbeda untuk memastikan perlakuan yang terpisah. Bagian ini memfokuskan pada risiko bahwa data dalam sistem informasi itu tidak benar atau tidak baru.

Pencatatan Risiko

Ingat kembali bahwa pencatatan didefinisikan sebagai memasukkan data mengenai suatu kejadian pada dokumen sumher arau fle transaksi. Pencatatan risiko (recording risk) menyarakan risiko yang odak tangkap informasi kejadian secara akurat dalam sistern inorrnasi organisasi. Kesalahan dalam pencatatan dapat rnenyebabkan kerugian yang sangat besar.

Memperbarui Risiko

Pembaruan risiko (update risk) adalab risiko bahwa field ringkasan dalam catatan induk tidak diperharui dengan tepar. Memperharni kesalahan bisa jadi sangat mahal. Misalnya, pesanan bisa ditolak karena jumlah persediaan dilaporkan sudah habis, padahal persediaan sebenarnya masih ada. Kesalahan unruk memperbarui saldo kas dapat mengakibarkan cek ditulis tanpa adariya dana yang cukup. Kesalahan dalam memperbarui juga dapat mengurangi efektivitas pengendalian atas saldo aset dan kewajiban di huku hesar. Sebagai contoh, total piutang usaha di buku besar harus sama dengan jumlab angka saldo yang jaruh tempo di record induk pelanggan. Saldo persediaan di buku besar harus sesuai dengan jumlah saldo yang diambil dan record induk masingm asing persediaan. Jadi, kapan saja saldo tagihan pelanggan diperbarui, akun huku besar, yaitu Piutang Usaha, harus segera diperbarui atau setidaknya dijadwalkan untuk diperbarui.

Contohnya : Angelo’s Diner

Memvisualisasikan Risiko Pencatatan dalam Sistem Informasi Terkomputerisasi

            Pada kasus Angelo’s Diner, digunakan mesin hitung kas elektronik, tetapi tidak ada pembahasan mengenai sistem komputer yang sebenarnya dengan file transaksi dan file induk (meskipun daftar harga yang disimpan di mesin hitung memiliki beberap sifat file induk). Di sisi lain, sistem informasi yang digambarkan untuk siklus pendapatan ELERBE berperan lebih aktif. File induk dipelihara untuk pelanggan dan produk, dan file transaksi digunakan untuk mencatat kejadian.

Mengidentifikasi Risiko Pembaruan

Di bagian terdahulu, pedoman diberikan untuk mengidentifikasi risiko-risiko pencatatan. Di bagian ini, diberikan pedoman untuk mengidentifikasi risiko-risiko pembaruan. Berikut langkah-langkahnya :

Contoh : Siklus Pendapatan ELERBE

PENCATATAN DAN PEMBARUAN DI SISTEM BUKU BESAR

            Di sebagian besar bab ini, perhatian diberikan pada pencatatan dan pembaruan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi siklus transaksi pemerolehan dan pendapatan. Sedikit perhatian telah diberikan pada pencatatan dan pembaruan informasi untuk tujuan pelaporan keuangan, sesuatu yang dicapai melalui sistem buku besar. Beberapa kejadian memiliki signifikansi akuntansi keuangan secara langsung, sedangkan beberapa lainnya tidak.

Risiko dalam Mencatat dan Memperbarui Informasi pada Sistem Buku Besar

            Salah satu risiko adalah bahwa akun buku besar salah dicatat dan bahwa jumlah debit atau kredit bisa saja salah. Juga terdapat risiko bahwa record induk buku besar mungkin tidak diperbarui sama sekali, terlambat diperbarui, atau diperbarui dua kali. Selain itu, record induk buku besar yang salah dapat telah diperbarui, dan proses memperbarui mengandung kesalahan yang mengakibatkan kesalahan memperbarui saldo. Kebijakan untuk memperbarui akun-akun buku besar harus dipahami dengan baik. Di banyak kasus, saldo buku besar segera tidak diperbarui saat terjadinya transaksi.

Risiko Pengendalian

Setelah risiko kerugian atau kesalahan yang signifikan telah diidentifikasi, evaluator harus memerhatikan cara-car untuk mengendalikan risiko. Di banyak kasus, perusahaan meminta bantuan akuntan, auditor eksternal, atau auditor internal untuk mengevaluasi pengendalian dan meminta pendapat pengendalian tambahan jika diperlukan. Di bagian selanjutnya, akan disajikan beberapa teknik yang digunakan untuk mengendalikan risiko.

AKTIVITAS PENGENDALIAN

            Aktivitas Pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menhadapi risiko dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Aktifitas ini bisa dibuat manual atau otomatis dan bisa diterapkan di berbagai tingkat di dalam organisasi. Butir utama menjelaskan tentang empat jenis pengendalian, yaitu : Pengendalian arus kerja (workflow control), pengendalian input (input control), pengendalian umum (general control), dan penelaahan kinerja (performance review). Kategori aktivitas pengendalian ini berbeda dengan kategori di Laporan COSO (dan aktivitas pengendalian tidak diperinci di Standar PCAOB No. 2) agar sesuai dengan cakupan pembahasan pada bab-bab buku teks ini.

Pengendalian Arus Kerja

1.      Pemisahan Tugas

2.      Penggunaan Informasi Mengenai Kejadian Sebelumnya untuk Mengendalikan Aktivitas

3.      Urutan Kejadian yang Diharuskan

4.      Menindaklanjuti Kejadian

5.      Dokumen Bernomor Urut

6.      Pencatatan Agen Internal yang Bertanggung Jawab atas Kejadian dalam Suatu Proses

7.      Pembatasan Akses ke Aset dan Informasi

8.      Rekonsiliasi Catatan dengan Bukti Fisik Aset

Penelaahan Kinerja

            Penelaahan kinerja mengukur kinerja dengan membandingkan data aktual dengan anggaran, proyeksi, atau data periode lalu. Penelaahan kinerja meliputi analisis data (kemungkinan dari banyak periode), identifikasi masalah, dan pengambilan tindakan perbaikan. Di bagian ini, akan dijelaskan jenis pengendalian ini lebih lanjut dan ditunjukkan bagaimana pemeliharaan file digunakan untuk menerapkannya.

Contoh penelaahan kinerja adalah sebagai berikut :

§  Manajer pemasaran menelaah penjualan berbagai macam produk untuk menentukan produk mana yang dihentikan.

§  CEO ingin menentukan keberhasilan wakil direktur yang bertanggung jawab atas penjualan internasional.

§  Secara periodik, manajer kredit memeriksa laporan daftar akun-akun yang jatuh tempo sehingga keputusan dapat dibuat terkait dengan upaya penagihan kredit seperti apa yang harus diambil.

§  Manajer kredit memeriksa bahwa akun-akun yang tidak tertagih berada dalam batas yang wajar dan merevisi kebijakan kredit jika diperlukan.

§  Petugas pembelian menggunakan laporan periodik untuk menentukan apakah perusahaan harus menghentikan pemesanan dari pemasok dimana retur pembeliannya tinggi.

Sumber : Sistem Informasi Akuntansi (Dasaratha V. Rama/Frederick L. Jones)